Un año de compromiso: el primer año de la Oficina de la Pequeña Empresa

Hace un año se inauguró oficialmente la Oficina de la Pequeña Empresa (OSB) de Prosper Portland .

Ha sido un año de interactuar, escuchar, aprender, evolucionar, estar presentes en la comunidad y abordar nuestro trabajo con empatía. Porque para muchos propietarios de pequeñas empresas, no se trataba solo de escuchar una queja o responder a una pregunta. Se trataba de que la ciudad viera a las personas que hay detrás de los escaparates, a las familias que compaginan dos trabajos para mantener abierto un restaurante, a los emprendedores inmigrantes que se desenvuelven en un sistema en un segundo idioma, a los creadores que se ganan la vida producto a producto, demostración a demostración y cliente a cliente.

Durante sus primeros doce meses, la OSB llevó a cabo más de 725 contactos directos con pequeñas empresas. Algunos son propietarios que forman parte del tejido de la comunidad de pequeñas empresas de Portland desde hace décadas. Otros son emprendedores en ciernes, que aún garabatean ideas en el reverso de servilletas. Representaban a todos los distritos de Portland, desde las 103 empresas del Distrito 1 hasta las 182 del Distrito 2, las 154 del Distrito 3 y las 142 del Distrito 4. Otros incluso proceden de fuera de los límites de la ciudad, preguntando por los recursos que ofrece la ciudad o simplemente buscando respuestas mientras contemplan la posibilidad de crear una empresa. Los restaurantes y los puestos ambulantes de comida constituían la mayor parte de las empresas que buscaban ayuda (33 %), seguidos de las tiendas minoristas (15 %), las artes y el entretenimiento (7 %) y los productos de consumo (6 %).

La Oficina se diseñó y construyó con un propósito claro. Queremos que la OSB sea una entidad orientada a las relaciones —y no a las transacciones— y que sirva de recurso y socio para los empresarios a lo largo de su trayectoria. Este enfoque ha dado lugar a más de 1.600 interacciones a lo largo del año, lo que ha puesto de manifiesto algo más profundo: los empresarios necesitaban ayuda para desenvolverse en un sistema que les resultaba demasiado complicado de afrontar en solitario, y reconocieron que la OSB puede ofrecerles esa colaboración.

La gestión de los trámites municipales siguió siendo el tema principal: el 39 % del trabajo de orientación de la OSB se centró en la concesión de permisos y el desarrollo urbanístico, seguidos por el PBOT, Portland Solutions y la Agencia Tributaria. La concesión de permisos, los cambios en las normas y reglamentos, las cuestiones fiscales, el acceso al capital y a las subvenciones, los problemas de habitabilidad... cada paso conllevaba su propio estrés y su propia incertidumbre. La OSB se convirtió en el lugar donde los empresarios podían hablar de ello cara a cara con alguien que entendía lo que estaba en juego: hay que pagar el alquiler, hay que pagar las nóminas, los márgenes son estrechos y las ventas pueden haber bajado.

Además de las sesiones de asesoramiento personalizadas, la OSB también lanzó un sitio web que reflejaba ese mismo espíritu de apoyo, con guías para la creación de empresas, instrucciones paso a paso, una página detallada sobre la tramitación de permisos —en la que colaboró con nosotros el departamento de Planificación, Política y Desarrollo (PP&D)—, contactos con la comunidad y recursos para la gestión empresarial, todo ello disponible en cinco idiomas. Se diseñó para que el usuario tuviera la sensación de que un asesor le guiaba a lo largo del proceso: detallada y fácil de seguir, de modo que los empresarios no tuvieran que dedicar mucho tiempo a buscar la información y los recursos que necesitaban.

También queríamos esforzarnos por acercarnos a los empresarios allí donde se encontraban, en lugar de esperar que fueran siempre ellos quienes se pusieran en contacto con el Ayuntamiento. El equipo pasó el año en la comunidad —en más de 135 eventos celebrados en los distintos distritos de Portland—, escuchando a los empresarios durante las horas de atención al público en las oficinas de los distritos y organizando seminarios web sobre temas que a menudo les resultaban demasiado intimidantes como para preguntar: seguros, planes de emergencia, conceptos básicos sobre contratos de alquiler, recursos humanos y aspectos legales fundamentales. La oficina creó reuniones trimestrales de los distritos empresariales en las que los líderes de estos distritos podían hablar directamente con los cargos electos o su personal y decir, en un lenguaje sencillo: «Esto es lo que funciona. Esto es lo que no».

Una de las iniciativas más visibles de la OSB es también una de las más sencillas: la serie «Show Up for Small Business». Cada trimestre, la oficina elige un lugar de encuentro y anima a los habitantes de Portland a pasar las primeras horas de la tarde apoyando a los comercios de la zona. La OSB ha organizado siete eventos de este tipo y hay dos más en marcha. Estas reuniones son en parte una muestra de apoyo cívico y en parte un estímulo económico: son pequeñas, de carácter hiperlocal y están impulsadas deliberadamente por la comunidad.

Otras iniciativas fueron de carácter colaborativo: desde la colaboración con el equipo de subvenciones de la agencia en la divulgación de las ayudas de los programas «Repair/Restore», «Building Energy Efficiency» y «Prosperity Improvement Program», hasta la colaboración con la Oficina del Alcalde en tres recorridos por pequeñas empresas que recogieron las historias que hay detrás de los pequeños negocios de la ciudad. Para agilizar esa gestión, la OSB estableció reuniones de coordinación mensuales con PP&D, PEMO y PBOT, un ritmo burocrático destinado a armonizar procesos que históricamente funcionaban de forma aislada.

«La colaboración entre el equipo de Servicios de Concesión de Licencias de PP&D y la Oficina de Pequeñas Empresas de Prosper Portland ha dado lugar a un proceso más transparente y eficiente para que las pequeñas empresas puedan acceder a la información sobre licencias y propiedades. Es solo el principio y nos queda mucho trabajo por delante, pero nuestros equipos colaboran de tal manera que me hace confiar en que podemos ayudar a revitalizar la comunidad de pequeñas empresas de Portland.  Son la columna vertebral de nuestra economía y la clave para devolver la vida a Portland. Además, la colaboración ha ayudado al equipo de la OSB a ser más consciente y a conocer mejor las dificultades a las que se enfrentan las pequeñas empresas durante el proceso de obtención de permisos, lo que permite al equipo de la OSB ser un mejor socio y defensor de las pequeñas empresas».

«La colaboración de PBOT con la Oficina de Pequeñas Empresas de Prosper Portland ha sido fundamental para impulsar nuestro trabajo. La OSB ha reforzado nuestra coordinación interinstitucional, ha contribuido a transmitir un mensaje claro y coherente a la comunidad de pequeñas empresas de Portland y ha actuado como un canal de confianza para hacer llegar las necesidades y opiniones de las empresas a PBOT. Juntos, hemos podido compartir información actualizada sobre las obras, dar mayor visibilidad a eventos como Sunday Parkways y resolver las preocupaciones de las empresas antes de que se agraven. Esta colaboración nos ayuda a centrar de forma más eficaz las prioridades empresariales en nuestros programas y políticas, garantizando que nuestros esfuerzos reflejen y respondan verdaderamente a las personas que utilizan y dan vida a nuestras calles cada día».

El equipo de OSB también contribuyó a respaldar iniciativas como el Programa de Apoyo a los Comercios Locales y el Programa de Empresas Tradicionales, dando voz a quienes a menudo quedan al margen de los grandes debates políticos.

Con el fin de humanizar el panorama comercial de la ciudad, OSB publicó más de 30 perfiles de empresas: breves y cercanos retratos de las personas cuyo trabajo mantiene vivos los barrios. En Instagram, la oficina superó las 250 000 visualizaciones, convirtiendo la plataforma en un canal directo entre la ciudad y los emprendedores a los que presta servicio. El boletín de OSB creció hasta alcanzar los 531 suscriptores, con una tasa de apertura inusualmente alta del 52 %, lo que demuestra que la gente lo leía y que la información era relevante.

Tras un año en marcha, el impacto de OSB se puede medir en cifras, pero su significado se refleja en pequeños momentos. El propietario de un puesto ambulante de comida que aclara sus dudas sobre un permiso. Un comercio que consigue acceder a una subvención cuya existencia desconocía. Un artista que aprende cuáles son sus derechos en materia de propiedad intelectual. Un distrito comercial que establece una mayor conexión con el ayuntamiento.

Las pequeñas empresas no son meras estadísticas. Son personas que apuestan por sí mismas y que, a menudo, cargan sobre sus hombros el peso y la presión de un sueño. El primer año de OSB fue un intento de rendirles homenaje, no con grandes discursos, sino con nuestra presencia.

Ahora que la oficina entra en su segundo año, el trabajo continúa: más coordinación, más visibilidad, más capacidad de respuesta. En una ciudad donde las pequeñas empresas son tanto pilares culturales como motores económicos, la cuestión ya no es si el apoyo municipal es importante, sino con qué constancia puede prestarlo el Ayuntamiento. El papel de la oficina sigue siendo el mismo: seguir escuchando, seguir estando presentes y seguir reconociendo que, detrás de cada negocio, hay una persona que intenta construir algo que realmente importa.