«Год взаимодействия» — первый год работы Управления по делам малого бизнеса
Год назад в организации «Prosper Portland» официально начало работу Управление по делам малого бизнеса (OSB).
Это был год общения, внимания, обучения, развития, активного участия в жизни сообщества и подхода к нашей работе, основанного на сопереживании. Ведь для многих владельцев малого бизнеса речь шла не просто о том, чтобы выслушать жалобу или ответить на вопрос. Дело было в том, чтобы город увидел людей, стоящих за витринами, семьи, совмещающие две работы, чтобы ресторан продолжал работать, предпринимателей-иммигрантов, ориентирующихся в системах на втором языке, и мастеров, зарабатывающих на жизнь, создавая один продукт, проводя одну демонстрацию и общаясь с одним клиентом за раз.
За первые двенадцать месяцев работы OSB было проведено более 725 встреч с представителями малого бизнеса. Среди них есть владельцы, которые уже десятилетиями являются неотъемлемой частью сообщества малого бизнеса Портленда. Другие — начинающие предприниматели, все еще записывающие свои идеи на обратной стороне салфеток. Они представляли все районы Портленда: от 103 предприятий в 1-м районе до 182 в 2-м, 154 в 3-м и 142 в 4-м. Некоторые даже приезжали из-за пределов города, чтобы узнать о доступных городских ресурсах или просто получить ответы на свои вопросы, обдумывая возможность открытия бизнеса. Рестораны и тележки с едой составили наибольшую долю предприятий, обратившихся за помощью (33%), за ними следуют розничные магазины (15%), искусство и развлечения (7%) и потребительские товары (6%).
Офис был спроектирован и построен с определенной целью. Мы хотим, чтобы OSB был ориентирован на взаимоотношения, а не на транзакции, и выступал в качестве ресурса и партнера для предпринимателей на протяжении всего их пути. Такой подход привел к более чем 1 600 контактам за год, что отразило нечто более глубокое: предприниматели нуждались в помощи при ориентации в системе, которая казалась им слишком сложной, чтобы справляться с ней в одиночку, и они поняли, что OSB может стать для них таким партнером.
Решение административных вопросов в городе оставалось главной темой: 39 % работы OSB по сопровождению предпринимателей касалось получения разрешений и вопросов застройки, за которыми следовали вопросы, связанные с PBOT, Portland Solutions и налоговым управлением. Получение разрешений, изменения в правилах и нормах, налоговые вопросы, доступ к капиталу и грантам, проблемы, связанные с условиями жизни — каждый шаг сопровождался собственным стрессом и неопределённостью. OSB стало местом, где владельцы бизнеса могли обсудить все это один на один с кем-то, кто понимал, что поставлено на карту: нужно платить аренду, нужно выплачивать зарплату, маржа невелика, а продажи могут упасть.
Помимо индивидуальных консультаций, OSB также запустил веб-сайт, воплотивший тот же дух поддержки: на нем размещены руководства для стартапов, пошаговые инструкции, подробная страница по вопросам получения разрешений, созданная при участии PP&D, информация о связях с местным сообществом и ресурсы по управлению бизнесом — и всё это доступно на пяти языках. Он был разработан так, чтобы создавать ощущение, будто консультант лично сопровождает вас на протяжении всего процесса — подробно и понятно, благодаря чему предпринимателям не приходится тратить много времени на поиск необходимой информации и ресурсов.
Мы также стремились активно взаимодействовать с предпринимателями на их территории, а не ждать, что именно они будут постоянно обращаться к городским властям. В течение года наша команда работала в сообществах — посетив более 135 мероприятий в различных районах Портленда, проводя приемы в районных офисах и организуя вебинары по темам, о которых предприниматели зачастую стеснялись спрашивать: страхование, планирование действий в чрезвычайных ситуациях, основы аренды, управление персоналом и юридические аспекты. Наш офис организовал ежеквартальные встречи по деловым районам, на которых лидеры этих районов могли напрямую пообщаться с избранными должностными лицами или их сотрудниками и сказать простым языком: «Вот что работает. А вот что нет».
Одна из самых заметных инициатив OSB является одновременно и одной из самых простых: серия мероприятий «Show Up for Small Business». Каждый квартал организация выбирает место встречи и призывает жителей Портленда провести ранний вечер, поддерживая местные предприятия. OSB уже провела семь таких мероприятий, а ещё два находятся в стадии подготовки. Эти встречи — это и способ поддержать гражданскую активность, и мера по стимулированию экономики: небольшие, ориентированные на конкретный район и сознательно организованные силами местного сообщества.
Другие инициативы носили совместный характер — от сотрудничества с отделом грантов агентства по продвижению грантов в рамках программ «Ремонт/Восстановление», «Энергоэффективность зданий» и «Повышение благосостояния» до совместной работы с аппаратом мэра над организацией трех экскурсий по малым предприятиям, в ходе которых были запечатлены истории, стоящие за малым бизнесом города. Чтобы оптимизировать эту работу, OSB организовало ежемесячные координационные встречи с PP&D, PEMO и PBOT — это стало частью бюрократического ритма, призванного согласовать процессы, которые исторически функционировали изолированно друг от друга.
«Совместная работа команды по выдаче разрешений PP&D и Управления по делам малого бизнеса организации Prosper Portland позволила создать более прозрачный и эффективный механизм доступа клиентов из числа малых предприятий к информации о разрешениях и недвижимости. Это лишь начало, и нам предстоит еще много работы, но наши команды сотрудничают так, что я уверен: мы сможем помочь возродить сообщество малого бизнеса Портленда. Они являются основой нашей экономики и ключом к возрождению Портленда. Кроме того, это сотрудничество помогло команде OSB лучше понять и освоить проблемы, с которыми сталкиваются малые предприятия в процессе получения разрешений, что позволяет команде OSB стать более эффективным партнером и защитником интересов малого бизнеса!»
«Партнерство PBOT с Управлением по делам малого бизнеса организации Prosper Portland сыграло ключевую роль в продвижении нашей работы. Управление укрепило межведомственную координацию, способствовало формированию четких и последовательных сообщений для сообщества малого бизнеса Портленда и выступило в качестве надежного канала для передачи потребностей и мнений предпринимателей в PBOT. Вместе мы смогли своевременно информировать о ходе строительных работ, привлекать внимание к таким мероприятиям, как Sunday Parkways, а также решать возникающие проблемы бизнеса до того, как они обострятся. Это сотрудничество помогает нам более эффективно учитывать приоритеты бизнеса в наших программах и политиках, гарантируя, что наши усилия действительно отражают интересы и потребности людей, которые ежедневно пользуются нашими улицами и оживляют их».
Команда OSB также содействовала реализации таких инициатив, как «Программа поддержки малых предприятий » и «Программа поддержки традиционных предприятий», помогая донести до общественности мнения тех, кто зачастую остается в стороне от обсуждений на высшем политическом уровне.
Чтобы придать коммерческому ландшафту города более человечный облик, OSB опубликовал более 30 профилей предпринимателей — краткие, личные рассказы о людях, чья работа поддерживает жизнеспособность городских кварталов. В Instagram страница организации набрала более 250 000 просмотров, превратив платформу в прямой канал связи между городом и предпринимателями, которым он служит. Число подписчиков новостной рассылки OSB выросло до 531, а показатель открываемости достиг необычно высокого уровня в 52% — это свидетельство того, что люди читали рассылку и что информация была для них важна.
Спустя год результаты деятельности OSB можно измерить цифрами, но их истинное значение проявляется в конкретных моментах. Владелец уличной закусочной, который наконец разобрался с вопросами получения разрешения. Магазин, получивший доступ к гранту, о существовании которого он даже не подозревал. Художник, узнавший о своих правах в сфере интеллектуальной собственности. Деловой район, который стал теснее взаимодействовать с городскими властями.
Малые предприятия — это не просто цифры. Это люди, которые делают ставку на себя, зачастую неся на своих плечах всю тяжесть и стресс, связанные с осуществлением своей мечты. Первый год работы OSB стал попыткой отдать дань уважения этому — не громкими речами, а реальным присутствием.
Начав свой второй год работы, отдел продолжает свою деятельность: еще более тесная координация, еще большая наглядность, еще более оперативное реагирование. В городе, где малые предприятия служат не только двигателями экономики, но и культурными опорами, вопрос уже не в том, важна ли поддержка со стороны города. Вопрос в том, насколько последовательно город может ее оказывать. Роль отдела остается прежней: продолжать прислушиваться, продолжать быть на связи и продолжать осознавать, что за каждым бизнесом стоит человек, стремящийся создать нечто значимое.