Một năm đầy sôi động – Năm đầu tiên của Văn phòng Doanh nghiệp Nhỏ
Cách đây một năm, Văn phòng Doanh nghiệp Nhỏ (OSB) thuộc Prosper Portland đã chính thức đi vào hoạt động.
Đó là một năm chúng tôi đã tương tác, lắng nghe, học hỏi, phát triển, gắn bó với cộng đồng và tiếp cận công việc với tinh thần thấu hiểu. Bởi vì đối với nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ, điều quan trọng không chỉ là nghe phàn nàn hay trả lời câu hỏi. Điều quan trọng là thành phố nhận ra những con người đằng sau các cửa hàng, những gia đình phải làm hai công việc để duy trì nhà hàng, những doanh nhân nhập cư đang cố gắng thích nghi với hệ thống bằng ngôn ngữ thứ hai, và những người thợ đang từng bước xây dựng cuộc sống của mình qua từng sản phẩm, buổi trình diễn và khách hàng.
Trong 12 tháng đầu tiên, OSB đã thực hiện hơn 725 hoạt động tiếp xúc trực tiếp với các doanh nghiệp nhỏ. Một số là các chủ doanh nghiệp đã gắn bó với cộng đồng doanh nghiệp nhỏ của Portland trong nhiều thập kỷ. Một số khác là những doanh nhân mới chập chững, vẫn đang ghi chép ý tưởng trên mặt sau của những chiếc khăn ăn. Họ đại diện cho mọi quận ở Portland, từ 103 doanh nghiệp ở Quận 1 đến 182 ở Quận 2, 154 ở Quận 3 và 142 ở Quận 4. Một số khác thậm chí đến từ ngoài ranh giới thành phố, tìm hiểu về các nguồn lực mà thành phố cung cấp hoặc chỉ đơn giản là muốn có câu trả lời khi đang cân nhắc việc khởi nghiệp. Các nhà hàng và xe bán đồ ăn chiếm tỷ lệ lớn nhất trong số các doanh nghiệp tìm kiếm sự giúp đỡ (33%), tiếp theo là các cửa hàng bán lẻ (15%), nghệ thuật và giải trí (7%) và sản phẩm tiêu dùng (6%).
Văn phòng OSB được thiết kế và xây dựng với một mục tiêu rõ ràng. Chúng tôi mong muốn OSB trở thành một đối tác gắn kết – chứ không chỉ là một đơn vị cung cấp dịch vụ – và đóng vai trò là nguồn lực cũng như đối tác đồng hành cùng các chủ doanh nghiệp trong suốt hành trình phát triển của họ. Cách tiếp cận này đã tạo ra hơn 1.600 lần tương tác trong năm qua, phản ánh một thực tế sâu sắc hơn: các chủ doanh nghiệp cần sự hỗ trợ để điều hướng một hệ thống mà họ cảm thấy quá phức tạp để tự mình đối mặt, và họ nhận ra rằng OSB có thể mang đến sự hợp tác đó.
Việc giải quyết các thủ tục hành chính của thành phố vẫn là chủ đề chính: 39% công việc hỗ trợ của OSB liên quan đến cấp phép và phát triển dự án, tiếp theo là các vấn đề liên quan đến PBOT, Portland Solutions và Cục Thuế. Cấp phép, thay đổi quy định, các vấn đề về thuế, tiếp cận vốn và nguồn tài trợ, các vấn đề về chất lượng cuộc sống — mỗi bước đều mang theo những áp lực và sự bất định riêng. OSB trở thành nơi mà các chủ doanh nghiệp có thể trao đổi trực tiếp với những người hiểu rõ những rủi ro: tiền thuê nhà đến hạn, tiền lương đến hạn, lợi nhuận thấp và doanh số có thể giảm.
Ngoài các hoạt động kết nối trực tiếp 1:1, OSB còn ra mắt một trang web thể hiện tinh thần hỗ trợ tương tự, với các hướng dẫn khởi nghiệp, hướng dẫn từng bước, trang thông tin chi tiết về thủ tục xin giấy phép do PP&D hợp tác cùng chúng tôi xây dựng, các kết nối cộng đồng và tài nguyên quản lý doanh nghiệp – tất cả đều có sẵn bằng năm ngôn ngữ. Trang web được thiết kế để mang lại cảm giác như có một chuyên viên hỗ trợ đang hướng dẫn bạn từng bước – chi tiết và dễ theo dõi, giúp các chủ doanh nghiệp không phải mất nhiều thời gian để tìm kiếm thông tin và tài nguyên cần thiết.
Chúng tôi cũng muốn nỗ lực tiếp cận các chủ doanh nghiệp ngay tại nơi họ sinh sống, thay vì mong đợi họ luôn là những người chủ động liên hệ với chính quyền thành phố. Trong suốt một năm qua, đội ngũ đã có mặt tại cộng đồng — tham gia hơn 135 sự kiện trên khắp các quận của Portland, lắng nghe ý kiến trong các buổi tiếp dân tại văn phòng quận, và tổ chức các hội thảo trực tuyến về những chủ đề mà các chủ doanh nghiệp thường cảm thấy e ngại khi đặt câu hỏi: bảo hiểm, kế hoạch ứng phó khẩn cấp, kiến thức cơ bản về hợp đồng thuê, nhân sự và các vấn đề pháp lý thiết yếu. Văn phòng đã tổ chức các cuộc họp hàng quý của Khu thương mại, nơi các nhà lãnh đạo của các khu vực này có thể trao đổi trực tiếp với các quan chức được bầu hoặc nhân viên của họ và nói một cách đơn giản: “Đây là những gì đang hiệu quả. Đây là những gì không hiệu quả.”
Một trong những sáng kiến nổi bật nhất của OSB cũng là một trong những sáng kiến đơn giản nhất: chuỗi sự kiện “Show Up for Small Business”. Mỗi quý, văn phòng này sẽ chọn một địa điểm gặp gỡ và kêu gọi người dân Portland dành thời gian vào buổi tối sớm để ủng hộ các doanh nghiệp lân cận. OSB đã tổ chức bảy sự kiện như vậy, và hiện đang chuẩn bị cho hai sự kiện nữa. Những buổi gặp gỡ này vừa mang tính thúc đẩy tinh thần cộng đồng, vừa là biện pháp kích thích kinh tế — quy mô nhỏ, mang tính địa phương cao và được điều hành chủ động bởi chính cộng đồng.
Các nỗ lực khác mang tính hợp tác — từ việc phối hợp với nhóm phụ trách các khoản tài trợ của cơ quan trong công tác tuyên truyền về các chương trình tài trợ “Sửa chữa/Phục hồi”, “Hiệu quả năng lượng tòa nhà” và “Nâng cao thịnh vượng”, cho đến việc hợp tác với Văn phòng Thị trưởng trong ba chuyến tham quan doanh nghiệp nhỏ nhằm ghi lại những câu chuyện đằng sau các doanh nghiệp nhỏ của thành phố. Để hợp lý hóa quá trình điều phối đó, OSB đã tổ chức các cuộc họp phối hợp hàng tháng với PP&D, PEMO và PBOT — một nhịp điệu hành chính nhằm điều chỉnh các quy trình vốn trước đây hoạt động riêng rẽ.
"Sự hợp tác giữa đội ngũ Dịch vụ Cấp phép của PP&D và Văn phòng Doanh nghiệp Nhỏ thuộc Prosper Portland đã mở ra một con đường minh bạch và hiệu quả hơn, giúp các doanh nghiệp nhỏ tiếp cận thông tin về giấy phép và bất động sản. Đây mới chỉ là bước khởi đầu và chúng ta còn rất nhiều việc phải làm, nhưng cách các đội ngũ của chúng ta hợp tác khiến tôi tin tưởng rằng chúng ta có thể góp phần hồi sinh cộng đồng doanh nghiệp nhỏ tại Portland. Họ là xương sống của nền kinh tế chúng ta và là chìa khóa để hồi sinh Portland. Ngoài ra, sự hợp tác này đã giúp đội ngũ OSB nhận thức rõ hơn và hiểu biết sâu sắc hơn về những thách thức mà các doanh nghiệp nhỏ sẽ gặp phải trong quá trình xin giấy phép, điều này cho phép đội ngũ OSB trở thành đối tác và người ủng hộ tốt hơn cho các doanh nghiệp nhỏ!"
“Sự hợp tác giữa PBOT và Văn phòng Doanh nghiệp Nhỏ (OSB) thuộc Prosper Portland đã đóng vai trò thiết yếu trong việc thúc đẩy công việc của chúng tôi. OSB đã củng cố sự phối hợp liên ngành, hỗ trợ việc truyền tải thông điệp rõ ràng và nhất quán đến cộng đồng doanh nghiệp nhỏ tại Portland, đồng thời đóng vai trò là cầu nối đáng tin cậy để phản ánh nhu cầu và tiếng nói của doanh nghiệp tới PBOT. Cùng nhau, chúng tôi đã có thể chia sẻ các thông tin cập nhật kịp thời về công trình xây dựng, quảng bá rộng rãi các sự kiện như Sunday Parkways, và giải quyết các vấn đề mới nảy sinh của doanh nghiệp trước khi chúng trở nên nghiêm trọng. Sự hợp tác này giúp chúng tôi tập trung hiệu quả hơn vào các ưu tiên kinh doanh trong các chương trình và chính sách của mình, đảm bảo rằng những nỗ lực của chúng tôi thực sự phản ánh và đáp ứng nhu cầu của những người sử dụng và làm sôi động các đường phố của chúng tôi mỗi ngày.”
Đội ngũ OSB cũng đã hỗ trợ các sáng kiến như Chương trình Hỗ trợ Cửa hàng và Chương trình Doanh nghiệp Truyền thống, giúp khuếch đại tiếng nói của những nhóm thường bị bỏ qua trong các cuộc thảo luận chính sách quy mô lớn.
Để mang lại nét nhân văn cho bức tranh thương mại của thành phố, OSB đã đăng tải hơn 30 bài viết giới thiệu doanh nghiệp — những bức tranh chân thực, gần gũi về những con người đang góp phần giữ cho các khu phố luôn sôi động. Trên Instagram, văn phòng đã đạt hơn 250.000 lượt xem, biến nền tảng này thành cầu nối trực tiếp giữa thành phố và các doanh nhân mà họ phục vụ. Bản tin của OSB đã tăng lên 531 người đăng ký, với tỷ lệ mở thư cao bất thường là 52% — minh chứng cho thấy mọi người đang đọc và thông tin đó thực sự có ý nghĩa.
Sau một năm hoạt động, tác động của OSB có thể được đo lường bằng con số, nhưng ý nghĩa thực sự của nó lại thể hiện qua những khoảnh khắc cụ thể. Một chủ xe bán đồ ăn tìm được lời giải đáp về giấy phép kinh doanh. Một cửa hàng được kết nối với một khoản tài trợ mà họ không hề biết đến. Một nghệ sĩ hiểu rõ hơn về các quyền liên quan đến sở hữu trí tuệ. Một khu thương mại có mối liên hệ chặt chẽ hơn với chính quyền thành phố.
Các doanh nghiệp nhỏ không chỉ là những con số thống kê. Họ là những con người đang đặt cược vào chính mình, thường phải gánh vác trên vai cả gánh nặng lẫn áp lực của một giấc mơ. Năm đầu tiên của OSB là nỗ lực để tôn vinh điều đó — không phải bằng những bài phát biểu hoành tráng, mà bằng sự hiện diện thực sự.
Khi văn phòng bước sang năm thứ hai, công việc vẫn tiếp tục: tăng cường phối hợp, nâng cao sự hiện diện và cải thiện khả năng phản hồi. Trong một thành phố nơi các doanh nghiệp nhỏ vừa là trụ cột văn hóa vừa là động lực kinh tế, câu hỏi không còn là liệu sự hỗ trợ từ thành phố có quan trọng hay không. Mà là thành phố có thể cung cấp sự hỗ trợ đó một cách nhất quán đến mức nào. Vai trò của văn phòng vẫn không thay đổi: tiếp tục lắng nghe, tiếp tục hiện diện và tiếp tục nhận thức rằng đằng sau mỗi doanh nghiệp, luôn có một con người đang nỗ lực xây dựng điều gì đó có ý nghĩa.